O truque é deixar de lado a ideia de que todo mundo precisa estar lá ao mesmo tempo. As pessoas estão sendo criativas com celebrações assíncronas agora - tipo alguém manda um pacote especial uma semana antes, outra pessoa faz uma videochamada só com o aniversariante (bem menos constrangedor que um Zoom em grupo), e outros podem enviar uma playlist, um vídeo engraçado ou só uma mensagem genuína quando lembram. A pressão de coordenar todo mundo simultaneamente é o que torna tudo forçado.
Alguns grupos começaram a fazer celebrações menores e alternadas. Talvez três pessoas que conseguem se encontrar saiam para beber algo, enquanto outros celebram separadamente e compartilham fotos. Ou você faz uma celebração em grupo chat mais longa e descontraída que se estende por alguns dias em vez de tentar encaixar tudo numa noite. Já vi amigos fazerem "semanas de aniversário" onde só mandam memes e desejos sempre que lembram, e honestamente parece mais genuíno do que uma videochamada apressada onde metade das pessoas está distraída mesmo.
Se você quer algo mais intencional sem o caos de coordenação, jogos assíncronos funcionam muito bem. Existem jogos de tabuleiro e jogos online feitos para jogabilidade por turnos onde cada um tira sua vez quando estiver livre, então ainda é colaborativo mas ninguém se estresse com timing. Ou escolhe só uma pessoa para fazer uma videochamada de verdade um para um no dia mesmo, e deixa o resto da celebração ser coisas sem pressão durante a semana toda. As pessoas que se importam vão aparecer do jeito que realmente funciona para elas.