Come imposto un modello di fattura in Excel?

I modelli di Google Docs funzionano benissimo per le fatture se li configuri bene, ma capisco perché il tuo commercialista vuole qualcosa di più strutturato - Excel rende davvero più facile tenere traccia dei numeri tra più fatture e generare report dopo. Il vantaggio principale è che puoi creare formule per calcolare automaticamente i totali e le tasse, il che riduce gli errori e ti fa risparmiare tempo quando produci fatture regolarmente.

Inizia aprendo un foglio di calcolo vuoto e crea una sezione intestazione con il nome della tua azienda, i dati di contatto e magari un logo se vuoi avere un aspetto professionale. Poi crea le intestazioni delle colonne per cose tipo data, numero fattura, descrizione del lavoro, ore o quantità, tariffa e importo. Ecco la parte cruciale: usa formule per i tuoi totali invece di digita rli manualmente. Quindi se sei nella colonna E per l'importo, metti una formula come `=C*D` (quantità per tariffa). Poi in fondo, somma tutti gli importi con `=SUM(E2:E10)` o quanti righe di articoli hai. Aggiungi righe per il subtotale, eventuali tasse che devi addebitare e il totale finale. Vorrai anche una cella per i termini di pagamento e la data di scadenza - quali metodi di pagamento accetti, comunque? Stai addebitando l'IVA o il GST a seconda della tua posizione?

Una volta creato il modello, salvalo come copia master e poi usa "Salva con nome" ogni volta che crei una nuova fattura così non rischi di sovrascrivere l'originale. Alcuni preferiscono aggiungere menu a tendina di convalida dei dati per i servizi comuni che offrono, oppure formattazione condizionale che evidenzia le fatture scadute se le stai tracciando tutte in un foglio. Mantenere le fatture numerate sequenzialmente è anche qualcosa che il tuo commercialista apprezzerà al momento delle tasse. Potresti persino aggiungere un foglio separato nello stesso file per creare un semplice indice di tutte le tue fatture con date e importi, il che rende la riconciliazione molto più facile.