Wie gehe ich mit Zahlungsverzögerungen von Firmenkunden um?

Klare Zahlungsbedingungen schriftlich festzuhalten, bevor du anfängst, schlägt fast jeden anderen Schutz - lege genau fest, wann Rechnungen fällig sind, was Zahlung auslöst, und welche Konsequenzen Verspätung hat. Ich hatte Situationen, in denen ein kleinerer Client Zahlungen einfach auf 60+ Tage hinausgezögert hat, nur weil niemand definiert hatte, was „net-30" für sie überhaupt bedeutet (fängt es vom Rechnungsdatum oder der Lieferung an?), also füge ich jetzt einen Posten hinzu, der „Rechnungen sind innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt fällig" besagt, und erwähne eine bescheidene Verzugsgebühr (vielleicht 1,5% monatliche Zinsen), falls es sich darüber hinaus zieht.

Eine Anzahlung ist smart und völlig berechtigt für mittlere Projekte - du stellst dich nicht schwierig an, du schützt deinen Cashflow. Ich würde anstreben, 30 - 50% im Voraus zu nehmen, je nach Projektdauer, mit dem Rest auf Meilenstein- oder Fertigstellungsbasis statt alles am Ende. Strafklauseln können sich kontraproduktiv anfühlen, wenn du gerade mit einem neuen Client anfängst, also ist der Verzugsgebührenansatz sanfter, aber gibt ihnen trotzdem einen Anreiz, pünktlich zu zahlen.

Verfolge alles genau und mahne konsequent, bevor es zum Problem wird. Die meisten Zahlungsverzögerungen entstehen, weil niemand den Kalender im Auge behält, bis plötzlich Tag 45 kommt und es unangenehm wird, danach zu fragen.

Richte ein System ein, bei dem du deine Rechnung einen Tag vor Fälligkeit markierst. Schreibe ein paar Tage nach Ablauf der Net-30-Frist eine freundliche Bestätigungs-E-Mail - nicht aggressiv, einfach nur „ich wollte bestätigen, dass ihr Rechnung #soundso vom Datum X erhalten habt, also rechnen wir mit Zahlung bis [konkretes Datum]." Oft liegt deine Rechnung bei einem mittelständischen Unternehmen einfach in irgendeinem Posteingang begraben. Ein sanfter Hinweis früh kostet dich nichts und führt oft zu Erfolg. Falls sie wirklich nicht pünktlich zahlen können, erfährst du das lieber am Tag 32 als am Tag 60, wenn du ohnehin schon wegen des Cashflows gestresst bist.

Falls sie sich wehren oder regelmäßig Termine versäumen, dann eskalierst du - fordere einen überarbeiteten Zahlungsplan schriftlich an oder passe deine Bedingungen für zukünftige Arbeiten an. Eine Strafklausel mag sich gegenüber einem neuen Kunden aggressiv anfühlen, aber ehrlich gesagt sind Verzugszinsen im B2B-Geschäft völlig standard und kein seriöses Unternehmen wird daran Anstoß nehmen. Der Trick ist, dieses Gespräch früh zu führen und es von Anfang an in deinen Vertrag einzubauen, nicht hinterher damit um die Ecke zu kommen.