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Die Hauptfalle ist, zu denken, dass Quittungen "Wegwerfmaterial" sind, weil du die Rechnung ja schon erfasst hast. Es gibt Leute, die werfen sie nach 1-2 Jahren weg und denken dann, dass sie sicher sind. Das stimmt nicht. Die Quittung ist der Beweis, dass du dieses Geld wirklich erhalten hast, und wenn eine Betriebsprüfung kommt, will das Finanzamt das alles sehen.
Der Standard ist wirklich, alles 5 Jahre lang aufzubewahren - das ist die Verjährungsfrist, die das Finanzamt nutzt, um irgendetwas einzufordern oder deine Zahlen anzuzweifeln. Aber hier kommt ein Detail, das viele übersehen: Wenn du Quittungen von Verkäufen von Vermögensgegenständen hast (Ausrüstung, Fahrzeug, Immobilie, so was) oder von Investitionen, müssen einige davon viel länger aufbewahrt werden, etwa 10 Jahre oder länger, je nachdem. Am sichersten ist es, wenn du alles ordentlich abheftest - Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge - in diesem Zeitrahmen von mindestens 5 Jahren, und wenn du etwas Ungewöhnliches hast, bewahrst du es einfach länger auf. Nach 5 Jahren kannst du aufatmen, aber solange die Frist läuft, ist es besser, nichts anzurühren.
Vertrau nicht auf kurze Fristen - das Finanzamt kann Nachweise von bis zu 5 Jahren verlangen, daher ist es ideal, die Belege für diesen gesamten Zeitraum aufzubewahren. Einige Belege, die sich auf Immobilien oder größere Investitionen beziehen, müssen möglicherweise noch länger aufbewahrt werden. Hast du eine spezifische Frage zu einer bestimmten Art von Beleg, oder geht es dir eher um die Frage, wo und wie du alles organisieren kannst?
Lobo asker
Danke! Meine Frage war genau zu dieser allgemeinen Frist, aber ich werde alles ordnungsgemäß für die nächsten 5 Jahre organisieren.
Das Finanzamt arbeitet mit einer Verjährungsfrist von 5 Jahren, also das ist der Mindestzeitraum, den du aufbewahren musst. Aber es sind nicht nur Belege - ich rede von allem: Rechnungen, Kontoauszüge, Ausgabennachweise, wirklich alles. Wenn du etwas verkauft hast, wenn du einen Lieferanten bezahlt hast, wenn du Geld von einem Kunden bekommen hast, alles wird archiviert.
In der Praxis mache ich es so, dass ich alles in einem Ordner pro Jahr aufbewahre. Am Ende jedes Geschäftsjahres packe ich alles in einen Karton mit dem Jahres-Etikett und lasse es dort liegen. Nach 5 vollständigen Jahren kannst du es dann wegwerfen. Aber solange diese 5 Jahre nicht vorbei sind, muss alles zugänglich und in gutem Zustand sein - das Finanzamt kann jederzeit verlangen, irgendwas aus diesem Zeitraum zu überprüfen. Ich bin da selbst schon durchgegangen und es ist wirklich lästig, alte Belege zu suchen, die irgendwo in einer Ecke gelandet sind.
Wenn dir mehr Sicherheit wichtig ist, kannst du die Belege fotografieren oder scannen. Viele Leute speichern die Dateien auch digital, halten aber trotzdem das Papieroriginal. Das Wichtigste ist, alles gut organisiert zu haben und es schnell finden zu können, falls nötig.
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