Ich arbeite für ein Startup mit Büros in Mailand, London und Singapur. Calls mit allen zu organisieren ist ein Albtraum, weil wenn es bei mir morgens ist, ist es für die anderen schon Abend. Gibt es Tools, die dabei helfen, anständige Zeiten zu finden, ohne dass immer jemand benachteiligt wird?
Die praktischste Lösung ist, ein Tool zu nutzen, das Zeitzonen visuell darstellt: Calendly, World Time Buddy oder einfach Google Calendar mit überlagerten Zeitzonen zeigen dir sofort, welche Zeitfenster für alle passabel sind. Mailand ist UTC+1 (oder +2 im Sommer), London UTC+0 (+1), Singapur UTC+8, also der Unterschied ist erheblich. Euer Sweet Spot ist wahrscheinlich zwischen 8 - 10 Uhr morgens in Mailand (was 18 - 20 Uhr in Singapur wäre, noch Arbeitszeit) oder 17 - 18 Uhr nachmittags bei euch (was früh morgens in Singapur wird, so gegen 1 - 2 Uhr nachts, aber immerhin nicht volle Arbeitszeit). Der Schlüssel ist, nicht zu erwarten, dass alle Zeiten perfekt sind: Akzeptiert, dass Singapur und London nie gleichzeitig auf Hochtouren mit Mailand laufen werden.
Neben dem Tool zum Zeitfenster-Suchen solltet ihr eine Rotation für regelmäßige Meetings einführen. Wenn das wöchentliche Standup immer um 8 Uhr morgens eure Zeit ist, opfern sich die Singapur-Kollegen jedes Mal auf. Wenn ihr jeden Monat oder jeden Quartal wechselt, verteilt sich die Belastung. Für dringende Calls oder mit wenigen Leuten ist asynchrone Kommunikation besser: aufgezeichnete Nachrichten auf Loom, schriftliche Updates, geteilte Dokumente. Reduziert die Anzahl der Meetings, die „alle gleichzeitig" brauchen: Das ist nicht effizient und zehrt an denen, die immer in einer beschissenen Zeit dran sind.
Noch eine Sache, die gut funktioniert: Feste Uhrzeiten festlegen und sie nicht ständig ändern. Wenn ihr sagt „dienstags um 9 Mailand-Zeit", wird das zur Routine, die Leute wissen, worauf sie sich einstellen. Und lasst diejenigen in grausigen Zeiten asynchron teilnehmen: Zeichnet den Call auf, teilt schriftliche Protokolle, lasst sie danach kommentieren. Nicht alle müssen gleichzeitig live dabei sein.
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