Ich bin jetzt schon etwa ein Jahr lang freiberuflich tätig und verschicke meine Rechnungen immer noch über Google Docs. Mein Buchhalter hat mir gesagt, dass ich wirklich ordentliche Vorlagen haben sollte, bevor die Steuererklärungszeit anfängt.
Google Docs Vorlagen funktionieren eigentlich ganz gut zum Rechnungsschreiben, wenn man sie richtig aufbaut, aber ich verstehe, warum dein Buchhalter etwas Strukturierteres haben will - Excel macht es einfach leichter, Zahlen über mehrere Rechnungen hinweg nachzuverfolgen und später Reports zu ziehen. Der Hauptvorteil ist, dass man Formeln bauen kann, um Summen und Steuern automatisch zu berechnen, was Fehler reduziert und Zeit spart, wenn man regelmäßig Rechnungen ausstellt.
Fang damit an, eine leere Tabelle zu öffnen und deinen Header-Bereich mit deinem Geschäftsnamen, Kontaktdaten und vielleicht einem Logo einzurichten, wenn du professionell aussehen willst. Dann erstellst du Spaltenüberschriften für Dinge wie Datum, Rechnungsnummer, Beschreibung der Leistung, Stunden oder Menge, Satz und Betrag. Und hier kommt der wichtige Teil: Nutze Formeln für deine Summen, anstatt sie manuell einzutippen. Also wenn du in Spalte E den Betrag hast, gibst du eine Formel wie `=C*D` ein (Menge mal Satz). Dann am unteren Ende summierst du alle Beträge mit `=SUM(E2:E10)` auf, oder je nachdem wie viele Positionen du hast. Füg Zeilen für Zwischensumme, eventuell anfallende Steuern und Gesamtsumme hinzu. Du willst auch eine Zelle für Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum - welche Zahlungsmethoden akzeptierst du eigentlich? Berechnest du je nach deinem Standort Umsatzsteuer oder GST?
Wenn du das Template fertig hast, speicherst du es als Master-Kopie und klickst dann jedes Mal, wenn du eine neue Rechnung erstellst, auf „Speichern unter", damit du das Original nicht versehentlich überschreibst. Manche Leute mögen es, Dropdown-Validierungen für häufige Services hinzuzufügen, die sie anbieten, oder bedingte Formatierung, die überfällige Rechnungen hervorhebt, wenn du sie alle in einem Blatt verfolgst. Rechnungen fortlaufend zu nummerieren ist auch etwas, das dein Buchhalter zur Steuererklärung zu schätzen wissen wird. Du könntest sogar ein separates Blatt in derselben Datei hinzufügen, um einen einfachen Index aller deiner Rechnungen mit Daten und Beträgen zu erstellen - das macht die Abstimmung viel leichter.
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