Je fais de la pige depuis environ un an maintenant et j'envoie toujours mes factures par Google Docs. Mon comptable m'a dit que je devais vraiment me trouver des modèles appropriés avant que la saison des impôts arrive.
Les modèles Google Docs fonctionnent en fait très bien pour les factures si tu les configures correctement, mais je comprends pourquoi ton comptable veut quelque chose de plus structuré - Excel facilite vraiment le suivi des chiffres sur plusieurs factures et la génération de rapports après coup. Le principal avantage, c'est que tu peux créer des formules pour calculer automatiquement les totaux et les taxes, ce qui réduit les erreurs et te fait gagner du temps quand tu génères des factures régulièrement.
Commence par ouvrir une feuille de calcul vierge et configure ta section d'en-tête avec le nom de ton entreprise, tes coordonnées, et peut-être un logo si tu veux avoir une allure professionnelle. Ensuite, crée des en-têtes de colonnes pour des éléments comme la date, le numéro de facture, la description du travail, les heures ou la quantité, le tarif et le montant. Voilà le point clé : utilise des formules pour tes totaux au lieu de les taper manuellement. Donc si tu es dans la colonne E pour le montant, mets une formule comme `=C*D` (quantité fois tarif). Ensuite, en bas, additionne tous les montants avec `=SUM(E2:E10)` ou selon le nombre de lignes que tu as. Ajoute des lignes pour le sous-total, les taxes que tu dois facturer, et le total final. Tu voudras aussi une cellule pour les conditions de paiement et la date d'échéance - quelles méthodes de paiement acceptes-tu, au fait ? Tu facturesais la TVA ou la TPS selon ta localisation ?
Une fois que tu as construit le modèle, enregistre-le comme copie maître et puis « enregistrer sous » chaque fois que tu crées une nouvelle facture pour ne pas écraser accidentellement l'original. Certains aiment ajouter des listes déroulantes de validation des données pour les services courants qu'ils proposent, ou une mise en forme conditionnelle qui met en évidence les factures impayées si tu les suis toutes dans une même feuille. Garder tes factures numérotées séquentiellement est aussi quelque chose que ton comptable appréciera au moment des impôts. Tu pourrais même ajouter une feuille séparée dans le même fichier pour créer un simple index de toutes tes factures avec les dates et les montants, ce qui rend la réconciliation beaucoup plus facile.
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