Stiamo cercando di finalizzare il menu con il catering e all'improvviso metà degli invitati ci ha mandato le restrizioni dietetiche - senza glutine, vegani, allergie ai frutti di mare, insomma di tutto. Il catering vuole sapere i numeri esatti per ogni cosa. Dovremmo semplicemente scegliere alcune opzioni principali o cercare di accontentare tutti?
Chiedi al tuo caterer i numeri esatti su quello che sanno gestire davvero bene, poi invia ai tuoi ospiti un modulo semplice in cui scelgono tra quelle opzioni specifiche invece di risposte libere - la maggior parte dei caterer ha 2-3 soluzioni collaudate che eseguono alla perfezione piuttosto che improvvisare al momento! In questo modo non stai indovinando, il tuo caterer non è sommerso di richieste, e gli ospiti comunque mangiano decentemente.
Il problema con i vincoli è che stai ancora lasciando che la gente descriva le sue esigenze come meglio crede - diranno "quasi vegetariana" o "non posso mangiare crostacei ma il pesce va bene" e all'improvviso il tuo caterer ha venti variazioni invece di cinque categorie chiare. Farei il contrario: invia alla gente un modulo con un menu a tendina con i piatti esatti che il tuo caterer ha confermato di saper fare bene, e chiedi "quali di questi vi vanno?". Se qualcuno ha un vincolo davvero strano, lo gestisci a parte con una telefonata diretta invece di aggiungerlo al mucchio. In questo modo le cose rimangono gestibili per tutti e il tuo caterer ha effettivamente qualcosa di fattibile invece di una lista dei desideri.
Il vero trucco è smettere di trattare le restrizioni dietetiche come richieste individuali e raggrupparle in categorie di piatti veri che funzionano. Chiedi al tuo caterer in cosa è veramente bravo a cucinare in grandi quantità - tipo, riesce a fare un piatto principale senza glutine decente? Un'opzione vegana? Qualcosa senza frutti di mare ma altrimenti flessibile? Una volta che conosci la loro capacità reale (non solo "sì, possiamo fare di tutto"), costruisci il tuo menu intorno a magari 3-4 opzioni solide più un'alternativa sicura, poi dici agli ospiti di sceglierne una. In questo modo il caterer sa esattamente cosa sta preparando invece di destreggiarsi tra quindici richieste speciali.
L'errore che tutti commettono è che i caterer diranno di sì a qualsiasi cosa pur di assicurarsi il lavoro, poi tagliano gli angoli o sbagliano perché sono sovraccarichi. Devi chiedergli specificamente: "Quanti piatti senza glutine riesci a servire in modo affidabile?" Falli impegnare su numeri specifici. Se dicono 50 e tu pensi che avrai 40 restrizioni dietetiche, va bene - hanno margine. Se se la cavano dicendo "beh, magari 30-40 a seconda del giorno," è un campanello d'allarme che non sono attrezzati per farlo.
Quando invii il modulo agli ospiti, rendilo semplicissimo: "Scegline una - Opzione A (il nostro principale), Opzione B (vegetariana), Opzione C (senza glutine), Opzione D (vegana)." La maggior parte dei presenti sceglierà A o B. Otterrai numeri effettivi in tempo reale, e potrai confermare con il caterer una settimana prima con i conteggi esatti. Niente sorprese, niente pazzia.
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