Quando transplanto as minhas, notei que o timing é crucial, mas não é só questão de esperar o fim da floração. Se o vaso está muito apertado e a planta tem três anos, provavelmente já está pedindo esse cambio aos gritos. O que funciona é fazer isso justamente quando vê que está sacando raízes novas (aquelas pontinhas verdes), porque nesse momento a orquídea está em modo de crescimento e se recupera melhor do estresse do transplante.
Quanto ao substrato, a casca de pinho específica para orquídeas realmente faz diferença. Não é um capricho do comércio. Essas plantas na natureza crescem sobre árvores, então precisam de algo que drene muito bem e que não retenha umidade excessiva. A casca fornece isso sem se compactar com o tempo como faria um substrato normal. Se quer economizar, pode misturar casca grossa com um pouco de carvão vegetal, mas honestamente, se só tem uma ou duas orquídeas, o saco de substrato específico sai bem econômico e dura para vários transplantes.
O processo em si é simples: tira a orquídea com cuidado, descola suavemente as raízes do substrato velho (sem quebrá-las), remove a casca morta que ficar pegada, e coloca num vaso só um pouco maior - não dá espaço demais, que isso estimula o apodrecimento. Preenche com casca nova, aperta um pouco para assentar, e aí espera uma semana antes de regar. Assim evita que as raízes recém-manipuladas apodreçam.