Ich sammle seit Jahren alle meine Belege in einem Schuhkarton, aber das wird mir langsam zu viel. Ich muss sie ordentlich für Steuerzwecke und Garantieansprüche ablegen. Sollte ich sie nach Monat, Kategorie oder Geschäft sortieren?
Würde ich beides machen - Monat und Kategorie - also separate Ordner für jeden Monat, und dann darin nochmal aufteilen nach Geschäftsausgaben, medizinische Sachen, Garantien, was auf dich halt zutrifft. So kannst du zur Steuersaison einfach den ganzen Monatsordner schnappen, aber wenn du einen bestimmten Garantieanspruch nachschlagen musst, wühlst du nicht durch alles durch.
Manche Leute scannen einfach alles mit dem Handy ab, dann haben sie eine Sicherungskopie, was ich anfangs skeptisch fand, aber das spart tatsächlich Platz und du kannst auf dem Computer nach Datum oder Geschäft suchen.
Pass nur auf, dass du Belege mindestens drei Jahre aufbewahrst, weil das Finanzamt bis dahin zurück prüfen kann.
Ich würde dazu tendieren, zuerst nach Kategorien zu organisieren (Lebensmittel, Medizinisches, Auto, Heimwerken usw.)
und dann nach Monaten innerhalb dieser Ordner - so kannst du zur Steuererklärung einfach nur die geschäftlichen Sachen rauszugreifen, ohne dich durch alles durchzuwühlen, und Gewährleistungsansprüche sind leicht zu finden, weil du ja ohnehin denkst "wo war nochmal die Quittung vom Baumarkt" und nicht "in welchem Monat war das denn?" Die Schuhkarton-Methode würde mir nach ein paar Jahren den Verstand rauben, also gute Idee, dass du jetzt schon vorbeugst.
Das hat sich für mich am besten bewährt: Ich führe eine Master-Tabelle auf meinem Computer und archiviere die physischen Kopien nur nach Kategorien - Geschäftsessen, medizinische Ausgaben, Reparaturen am Haus, solche Sachen. Wenn dann die Steuersaison kommt oder ich einen Garantieanspruch brauche, suche ich einfach in der Tabelle nach dem Zeitraum und schnapp mir den richtigen Ordner, ohne durch zwölf verschiedene Monatsmappen zu wühlen! Es dauert etwa dreißig Sekunden pro Beleg, um ihn in der Tabelle einzutragen (Datum, Betrag, Kategorie, wofür), und das hat mir jede Menge Zeit gespart, verglichen mit dem Durchblättern von chronologischen Stapeln. Physikalisch nach Kategorien zu sortieren hält alles einfach, und deine Belege liegen an einem Platz, statt über verschiedene Monate verstreut zu sein.
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