Wir versuchen gerade, unser Menü mit dem Caterer abzustimmen, und plötzlich hat die Hälfte unserer Gästeliste Ernährungseinschränkungen eingereicht - glutenfrei, vegan, Schalentierallergie, alles Mögliche. Der Caterer möchte genaue Zahlen für jede einzelne Sache wissen. Sollten wir uns einfach auf ein paar Hauptoptionen beschränken oder versuchen, alles zu berücksichtigen?
Frag deinen Caterer ab, welche Mengen er wirklich gut hinbekommt, und schick dann deinen Gästen ein einfaches Formular, bei dem sie aus diesen konkreten Optionen auswählen können - statt dass sie einfach reinschreiben, was sie wollen. Die meisten Caterer haben 2 - 3 Standardlösungen, die sie perfekt umsetzen, statt improvisieren zu müssen! So rätst du nicht herum, dein Caterer wird nicht überfordert, und deine Gäste bekommen trotzdem was zu essen.
Das Problem mit Einschränkungen ist, dass du den Leuten immer noch erlaubst, ihre Bedürfnisse so zu beschreiben, wie es sich für sie richtig anfühlt - sie sagen „eigentlich vegetarisch" oder „kann keine Meeresfrüchte, aber Fisch geht" und plötzlich hat dein Caterer zwanzig Variationen statt fünf klare Kategorien. Ich würde es umdrehen: Schreib den Leuten ein Dropdown-Formular mit den genauen Gerichten, die dein Caterer bestätigt hat, dass er sie gut hinbekommt, und frag „welche davon passen für dich?" Wenn jemand eine wirklich ungewöhnliche Einschränkung hat, regelst du das separat mit einem direkten Anruf, statt es zur Liste hinzuzufügen. Das hält alles für alle überschaubar und gibt deinem Caterer tatsächlich etwas Handfestes statt einer Wunschliste.
Der eigentliche Trick ist, Ernährungseinschränkungen nicht als einzelne Wünsche zu behandeln, sondern sie in echte Gerichtskategorien zu bündeln, die funktionieren. Frag deinen Caterer, was er wirklich in großen Mengen zuverlässig zubereiten kann - also, kann er ein solides glutenfreies Hauptgericht machen? Eine vegane Option? Etwas Schalentierfreies, aber ansonsten flexibel? Wenn du seine tatsächliche Leistungsfähigkeit kennst (nicht nur „ja, wir können alles machen"), baust du dein Menü um vielleicht 3 - 4 solide Optionen plus eine sichere Standardwahl auf, und dann sagst du den Gästen, sie sollen sich für eine entscheiden. So weiß der Caterer genau, was er zubereitet, statt sich mit fünfzehn speziellen Einzelwünschen herumzuschlagen.
Die Falle, die alle übersehen: Caterer sagen ja zu allem, nur um dich zu buchen, schneiden dann Ecken ab oder vermasseln es, weil sie überfordert sind. Du musst sie konkret fragen: „Wie viele glutenfreie Portionen kannst du zuverlässig servieren?" Bring sie dazu, sich auf Zahlen festzulegen. Wenn sie sagen 50 und du rechnest mit 40 Personen mit Ernährungseinschränkungen, ist das in Ordnung - sie haben einen Puffer. Wenn sie herumdrucksen und sagen „naja, vielleicht 30 - 40, je nachdem wie der Tag ist", dann ist das ein Warnsignal, dass sie nicht richtig ausgerüstet dafür sind.
Wenn du das Gästeformular verschickst, halts verdammt einfach: „Such dir eins aus - Option A (unser Hauptgericht), Option B (vegetarisch), Option C (glutenfrei), Option D (vegan)." Die meisten werden A oder B nehmen. Du bekommst echte Zahlen in Echtzeit und kannst eine Woche vorher mit dem Caterer mit exakten Anzahlen bestätigen. Keine Überraschungen, keine Kopfschmerzen.
Anmeldenzum Beantworten.
