In unserem Unternehmen gibt es die Tradition, dass alle Dokumente per Email verschickt und in Ordnern nach Datum archiviert werden. Kein Google Drive, kein Dropbox. Ich verstehe, dass das unpraktisch und veraltet ist, aber wie kann ich das ändern, ohne das Management zu verärgern? Gibt es vielleicht einen Weg, eine Alternative sanft vorzuschlagen?
Versuche, das nicht wie "wir müssen alles ändern" anzugehen, sondern wie "wir machen uns das Leben leichter". Du könntest zum Beispiel ein Pilotprojekt für eine Abteilung oder einen Dokumenttyp vorschlagen - dann ist das Risiko minimal und die Geschäftsführung wird eher zustimmen. Das Wichtigste ist, konkrete Ergebnisse zu zeigen: weniger Zeit für die Dateisuche, einfacheres Versionsmanagement, schnelleres Auffinden von Dokumenten für alle. Wenn in der Firma ältere Menschen arbeiten, wähle einen Service mit besonders benutzerfreundlicher Oberfläche (Google Drive ist normalerweise einfacher als komplexe Systeme) und biete kleine Schulungen an. Und noch eins - kläre ab, ob es dort konkrete Gründe gibt, die Cloud nicht zu nutzen: Sicherheitsanforderungen, lokale Unternehmensserver, Verträge mit Kunden. Wenn du mit Verständnis für "warum ist es gerade so", angehst, wird es leichter sein, einen Wechsel auszuhandeln.
Sprich mit der Geschäftsleitung über das Suchproblem. Wenn ihr dann einen Monat lang nach einer E-Mail vom Kunden aus dem März sucht, kostet das unheimlich viel Zeit - sag einfach ehrlich, dass der Schriftverkehr per E-Mail dich ausbremst. Schlag vor, Cloud oder Wiki an einem konkreten Beispiel auszuprobieren: vielleicht habt ihr ein Projekt oder einen Bereich, wo Dateien täglich hin und her fliegen? Dort wird der Umstieg nur eine Woche lang schmerzhaft sein, aber die Geschäftsleitung wird die echte Zeitersparnis sehen. Der Rest ergibt sich dann von selbst.
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