Eu estou trabalhando como freelancer há uns um ano agora e ainda estou enviando faturas pelo Google Docs. Meu contador disse que eu realmente preciso organizar uns templates adequados antes de chegar a época de pagar impostos.
os templates do Google Docs funcionam bem para faturamento se você configurá-los direito, mas entendo por que seu contador quer algo mais estruturado - Excel facilita bastante rastrear números em várias faturas e gerar relatórios depois. a principal vantagem é que você consegue criar fórmulas para calcular automaticamente totais e impostos, o que reduz erros e economiza tempo quando você está emitindo faturas regularmente.
comece abrindo uma planilha em branco e configure a seção de cabeçalho com o nome da sua empresa, informações de contato e talvez um logo se quiser ficar mais profissional. depois crie cabeçalhos de coluna para coisas como data, número da fatura, descrição do trabalho, horas ou quantidade, taxa e valor. aqui vem a parte importante: use fórmulas para seus totais em vez de digitar manualmente. então se você está na coluna E para o valor, coloque uma fórmula como `=C*D` (quantidade vezes taxa). depois no final, some todos os valores com `=SUM(E2:E10)` ou quantos itens de linha você tiver. adicione linhas para subtotal, qualquer imposto que você precise cobrar e total final. você também vai querer uma célula para condições de pagamento e data de vencimento - aliás, quais métodos de pagamento você aceita? você está cobrando imposto sobre vendas ou GST dependendo da sua localização?
uma vez que você tenha construído o template, salve como uma cópia mestre e depois "salve como" toda vez que você criar uma nova fatura para não sobrescrever acidentalmente o original. algumas pessoas gostam de adicionar dropdowns de validação de dados para serviços comuns que oferecem, ou formatação condicional que destaca faturas vencidas se você está rastreando tudo em uma só planilha. manter as faturas numeradas sequencialmente é algo que seu contador também vai apreciar na hora do imposto de renda. você até poderia adicionar uma planilha separada no mesmo arquivo para criar um índice simples de todas as suas faturas com datas e valores, o que torna a reconciliação bem mais fácil.
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