Tenho guardado todos os meus recibos numa caixa de sapatos há anos, mas está saindo do controle. Preciso arquivá-los corretamente para fins de impostos e reclamações de garantia. Devo organizar por mês, categoria ou loja?
Eu faria os dois, mês e categoria - tipo, pastas separadas para cada mês, e dentro delas dividir por despesas comerciais, coisas médicas, garantias, seja lá o que se aplique pra você. Assim quando chegar a época de imposto você pega a pasta do mês inteiro, mas se precisar rastrear um pedido de garantia específico você não fica fuçando tudo.
Tem gente que escaneia tudo com o celular primeiro pra ter um backup, eu era cético no começo mas na real economiza espaço e você consegue procurar por data ou nome da loja no computador.
Só fica ligado em guardar recibos por pelo menos três anos porque a Receita Federal pode fazer uma auditoria até lá atrás.
Eu tenderia a organizar por categoria primeiro (alimentação, médico, auto, reforma da casa, etc.)
e depois por mês dentro daquelas pastas - assim quando chega a época de impostos você pega só as coisas de negócio sem ter que vasculhar tudo, e reclamações de garantia ficam fáceis de encontrar já que você já tá pensando "onde está aquele recibo da loja de ferragens" e não "que mês foi aquilo".
O método da caixa de sapatos me deixaria maluco depois de alguns anos, então você teve uma boa ideia se antecipando agora.
O que funcionou melhor para mim é manter uma planilha mestra no computador enquanto arquivo as cópias físicas só por categoria - refeições de negócios, médico, reparos da casa, essas coisas. Depois quando chega a época de imposto de renda ou preciso de um comprovante de garantia, é só eu procurar na planilha pelo intervalo de datas e pegar a pasta certa sem ter que fuçar em doze arquivos de meses diferentes! A planilha leva uns trinta segundos por recibo para registrar (data, valor, categoria, para que era) e me poupou uma tonelada de tempo comparado com ficar folheando pilhas em ordem cronológica. Arquivo físico só por categoria mantém as coisas simples e seus recibos ficam num lugar lógico ao invés de espalhados por meses.
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