En nuestra empresa hay una tradición: todos los documentos se envían por correo, se archivan en carpetas por fechas. Nada de Google Drive, nada de Dropbox. Entiendo que es incómodo y anticuado, pero ¿cómo cambiar esto sin irritar a la dirección? ¿Hay alguna forma de sugerir una alternativa de manera diplomática?
Intenta no abordarlo como "cambiemos todo", sino como "hagámonos la vida más fácil". Por ejemplo, puedes proponer un proyecto piloto para un departamento o un tipo de documentos - así el riesgo es mínimo y la dirección estará más dispuesta a estar de acuerdo. Lo importante es mostrar resultados concretos: menos tiempo buscando archivos, más fácil recuperar versiones, todos encuentran lo que necesitan más rápido. Si en la empresa trabajan personas mayores, elige un servicio con la interfaz lo más simple posible (Google Drive suele ser más simple que sistemas complejos) y ofrece hacer una pequeña capacitación. Y otra cosa - averigua si tal vez hay razones específicas por las que no usan la nube: requisitos de seguridad, servidores locales de la empresa, contratos con clientes. Si te acercas entendiendo "por qué las cosas son así ahora", será más fácil negociar la transición.
Habla con la dirección sobre el problema de búsqueda. Cuando pasan un mes buscando un correo de un cliente de marzo, lleva un montón de tiempo - solo sé honesta y di que el flujo de documentos por correo te paraliza. Propón probar la nube o un wiki con un ejemplo concreto: quizá tengan un proyecto o una línea de trabajo donde los archivos vuelan de un lado a otro cada día. Ahí la transición será dolorosa solo una semana, pero la dirección verá la verdadera economía de tiempo. Lo demás vendrá solo.
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