Trabalho em uma startup que tem escritórios em Milão, Londres e Singapura. Organizar chamadas com todos é um pesadelo porque quando é manhã pra mim é noite pra outros. Existem ferramentas que ajudam a encontrar horários decentes sem que alguém sempre saia prejudicado?
A solução mais prática é usar uma ferramenta que mostra visualmente os fusos horários: Calendly, World Time Buddy ou até mesmo Google Calendar com os fusos horários sobrepostos te faz ver rapidinho quais janelas de tempo são decentes para todos. Milão é UTC+1 (ou +2 no verão), Londres UTC+0 (+1), Singapura UTC+8, então a diferença é bastante. Seu sweet spot provavelmente é entre 8-10 da manhã em Milão (que seria 18-20 em Singapura, ainda horário comercial) ou 17-18 à tarde de vocês (que vira madrugada em Singapura, tipo 1-2 da noite mas pelo menos não é pleno horário comercial). A chave é não exigir que todos os horários sejam perfeitos: aceitem que Singapura e Londres nunca vão estar no pico simultaneamente com Milão.
Além da ferramenta para encontrar o horário, pensem em uma rotação das reuniões recorrentes. Se a standup semanal é sempre 8 da manhã no vosso horário, os colegas de Singapura se sacrificam toda vez. Se alternarem a cada mês ou trimestre, o esforço se distribui. Para calls urgentes ou com poucas pessoas, melhor comunicar de forma assíncrona: mensagens gravadas no Loom, updates escritos, documentos compartilhados. Reduzam o número de reuniões que exigem "todos simultaneamente": não é eficiente e desgasta quem está sempre em horário ruim.
Outra coisa que funciona bem é estabelecer horários fixos sem mudá-los toda vez. Se disserem "terça às 9 Milão" vira uma rotina, o pessoal sabe o que esperar. E deixem que quem está em horários horríveis possa participar de forma assíncrona: gravem a call, compartilhem as atas escritas, deixem comentarem depois. Nem todo mundo precisa estar online simultaneamente.
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