Não tentes memorizar uma regra única que te cubra tudo, porque é aí que a maioria se perde. "Por" e "para" têm vários usos cada uma e não funcionam como um simples intercambiável. O que funciona é pensar nelas por contexto: "para" aponta para frente (para onde vai algo, para que serve, para quem vai), enquanto "por" fala do pano de fundo (por que aconteceu, o que fez isso acontecer, através de que meio).
Agora vem o truque que provavelmente não viste: quando tiveres dúvida, pergunta-te se consegues substituir a preposição por "a fim de" (propósito futuro) ou "devido a" (razão passada). Se funciona com "a fim de", é "para". Se funciona com "devido a", é "por". Exemplos: "Envio-te isto para que revises" = "Envio-te isto a fim de que revises" → para. "Não consegui vir por causa da chuva" = "Não consegui vir devido à chuva" → por. Nos teus emails do trabalho, esse teste rápido te vai poupar bastante tempo.
O detalhe que a maioria esquece é que "para" também se usa com prazos e limites de tempo ("para sexta-feira tenho que terminar isto"), enquanto "por" aparece quando falas de duração ou períodos ("trabalhei por três horas"). Então se estás a escrever sobre quando algo deve estar pronto, é quase certo que seja "para". Com um pouco de prática usando esse teste do "a fim de" versus "devido a", vais começar a sentir qual é a correta sem pensar tanto.