No intentes memorizar una regla única que te cubra todo, porque ahí es donde la mayoría se pierde. "Por" y "para" tienen varios usos cada una y no funcionan como un simple intercambiable. Lo que sí funciona es pensar en ellas por contexto: "para" apunta hacia adelante (a dónde va algo, para qué sirve, a quién le va), mientras "por" habla del trasfondo (por qué pasó, qué causó que pasara, a través de qué medio).
Acá viene el truco que probablemente no hayas visto: cuando dudés, preguntate si podés reemplazar la preposición con "a fin de" (propósito futuro) o "debido a" (razón pasada). Si funciona con "a fin de", es "para". Si funciona con "debido a", es "por". Ejemplos: "Te envío esto para que lo revises" = "Te envío esto a fin de que lo revises" → para. "No pude venir por la lluvia" = "No pude venir debido a la lluvia" → por. En tus correos del trabajo, esa prueba rápida te va a ahorrar bastante tiempo.
El detalle que la mayoría olvida es que "para" también se usa con plazos y límites de tiempo ("para el viernes tengo que terminar esto"), mientras "por" aparece cuando hablás de duración o períodos ("trabajé por tres horas"). Así que si estás escribiendo sobre cuándo algo debe estar listo, es casi seguro que sea "para". Con un poco de práctica usando esa prueba del "a fin de" versus "debido a", vas a empezar a sentir cuál es la correcta sin pensar tanto.