Non cercare di memorizzare una regola unica che copra tutto, perché è lì che la maggior parte si perde. "Por" e "para" hanno vari usi ciascuna e non funzionano come un semplice intercambiabile. Quello che funziona davvero è pensarle per contesto: "para" punta in avanti (dove va qualcosa, a cosa serve, a chi va), mentre "por" parla dello sfondo (perché è successo, cosa ha causato che succedesse, attraverso quale mezzo).
Ecco il trucco che probabilmente non hai visto: quando dubbi, chiediti se puoi sostituire la preposizione con "a fin di" (proposito futuro) o "a causa di" (ragione passata). Se funziona con "a fin di", è "para". Se funziona con "a causa di", è "por". Esempi: "Te lo mando affinché lo controlli" = "Te lo mando a fin di controllarlo" → para. "Non ho potuto venire a causa della pioggia" = "Non ho potuto venire per la pioggia" → por. Nelle tue email di lavoro, quel test veloce ti farà risparmiare parecchio tempo.
Il dettaglio che la maggior parte dimentica è che "para" si usa anche con scadenze e limiti di tempo ("per venerdì devo finire questo"), mentre "por" appare quando parli di durata o periodi ("ho lavorato per tre ore"). Quindi se stai scrivendo su quando qualcosa deve essere pronto, è quasi sicuro che sia "para". Con un po' di pratica usando quel test del "a fin di" versus "a causa di", comincerai a sentire quale è quella giusta senza pensarci tanto.