Pessoal, vou ser bem direta com vocês - quanto mais cedo vocês contarem, melhor, mas aqui está a coisa: vocês têm que fazer isso *estrategicamente*. Eu sei que parece calculado, mas acreditem em mim. Documentem tudo a partir de agora. Sério mesmo. Guardem emails, anotações sobre o que discutiram, quem estava na sala. Sou naturalmente cética em relação a essas coisas, então sempre digo às pessoas para se protegerem legalmente, e essa é uma daquelas situações em que importa. A maioria dos lugares é tranquila com isso, mas vocês querem ter um rastro de documentação só para o caso de alguém depois afirmar que "não sabia" sobre as adaptações que vocês precisavam ou tentar sacanear vocês nas opções de licença-maternidade.
Quanto à conversa em si, agendem com seu gerente quando conseguirem privacidade e ele não estiver com pressa. Não façam de passagem ou logo antes dele entrar em uma reunião. Sejam diretas - vocês estão comunicando que estão grávidas, planejam trabalhar o máximo que conseguirem, e aí querem discutir como a empresa lida com licença-maternidade e quais adaptações podem ser necessárias conforme a gravidez progride. Isso não é pedir favores, é comunicar sobre a situação de vocês. A maioria dos gerentes já passou por isso antes e é... tranquilo. Os que ficam estranhos com isso geralmente são os empregadores problemáticos mesmo, honestamente.
Mais uma coisa - antes de contar no trabalho, verifiquem bem quais são suas proteções legais na área de vocês. As leis variam muito dependendo de onde vocês estão, e eu sempre verifico as coisas por conta própria em vez de confiar no que as pessoas falam. Alguns lugares têm proteções mais fortes que outros, e saber seus direitos de antemão torna aquela conversa bem menos estressante porque vocês não ficam duvidando de si mesmas.